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プレゼンテーションとは?資料作成で押さえておくべきポイント6選

企画の提案や事業内容の説明、取引先への営業など、さまざまなシーンで活用されるプレゼンテーション。

ビジネスにおいて欠かせないものですが、ついつい、作成する人の主観で作ってしまいがちなものでもあります。

プレゼンテーションの資料を作るにあたって大切なのは、「相手に伝わるものを作る」ということ。

資料をつくる際に押さえるべきポイントについて解説していきます。

プレゼンテーションとは

プレゼンテーション

プレゼンテーションという言葉は、多くの人に馴染みのあるものだと思いますが、プレゼンテーションはどういうものか、と聞かれると、分かりやすく説明できる方は少ないのではないでしょうか。

プレゼンテーションとは、自分の考えを形にして相手に伝えること。

企画の提案や事業内容の説明、取引先への営業や事業報告など、さまざまなビジネスシーンで活用されています。

プレゼンテーションで大切なのは「相手の知りたいことを伝える」こと

プレゼンテーションで大切なのは

  • 聞き手の知りたいことを伝えること
  • 伝えた聞き手に行動をしてもらうこと

の2つです。

企画の提案や事業内容の説明、取引先への営業などは、自分の考えを相手が理解できるように伝えなくてはなりません。

また、聞き手の知りたいことを伝えるだけでなく、伝えたことを行動に移してもらうことも重要です。

プレゼンテーションの資料を作る際におさえておきたいポイント6選

プレゼンテーション 資料

プレゼンテーションの資料を作る際に押さえておきたいポイントは

  • 1スライドに1つのメッセージ
  • 見やすいフォント
  • 見やすい配色
  • いやすいレイアウト
  • ライドのレイアウトを統一
  • Zの法則・Fの法則

の6つ。

それぞれのポイントについて解説していきます。

1スライドには1つのメッセージ

プレゼンテーションでは、スライドを用いますが、1枚のスライドに多くのメッセージを入れると、伝えたいことが何だったのかが分かりにくくなってしまいます。

伝えたいことが伝わらないプレゼンは中途半端なものとなってしまうので、1つのスライドに入れるメッセージは1つに絞りましょう。

見やすいフォントを使用

プレゼンテーションの資料は、フォントのサイズが小さすぎても、逆に大きすぎても見にくいもの。

したがって、プレゼンテーションの資料は、できるだけ見やすいフォントを使うことが重要です。

また、どのようなフォントを使うのかも重要で、読みやすさ重視なら「メイリオ」や「UDフォント」がおすすめです。

UDフォント(Universal Design Font:ユニバーサルデザインフォント)とは、ユニバーサルデザインのコンセプトに基づいたフォントのことで、お年寄りや障害者の方、外国人の方でも見やすいフォントなので、さまざまな相手にプレゼンをする際には、UDフォントが良いでしょう。

配色

プレゼンテーションの見やすさに影響を与える要素の1つとして、配色が挙げられます。

色とりどりの資料を作れば、きれいに見えるのでは、と思う方もいるかもしれませんが、1枚のスライドに使用する色は多すぎてもいけません。

多くて5色、できれば3色程度にとどめておくと良いでしょう。

パソコンやタブレットの画面での配色と、実際に映し出された画面の色とが異なることもあるため、文字が見やすいかどうか、モニターやプロジェクターで事前に映し出してチェックしておくことが大事です。

レイアウトは見やすく

多くの情報が詰め込まれたスライドより、シンプルなスライドの方が見やすいもの。

したがって、文字を多用するのではなく、表や画像などを使って見やすくするといいでしょう。

テキストを挿入する際は、余白や行間を多めにとることがポイントです。

各スライドのレイアウトを統一

スライドを切り替えるごとに、文字や表・画像などのレイアウトが異なっていると見にくく、目が疲れてしまうもの。

見やすいプレゼン資料とするには、左揃え・右揃え・中央揃えの機能を活用し、配置を揃えるようにしてください。

Zの法則、Fの法則を活用

プレゼンテーションで、相手にきちんと情報を伝えるために活用できる法則にZの法則・Fの法則があります。

Zの法則やFの法則とは、人間の目線の動きに合わせたレイアウトにするテクニックのこと。

例えば、Zの法則は、ものを見る際に左上から右上、左下から右下、というZの形の順番に見る見方を、そして、Fの法則は、左上から右上を見たあと、左上から左下を見て、その次に左から右にF字の形で目線を移動させる見方のことを表します。

この目線の動かし方の導線上に伝えたい情報を並べていくと、見ている人の目に留まりやすくなります。

プレゼンテーションで伝えたいテーマは、画面の左側に置くようにしてみましょう。

配布資料は分かりやすいものを

スライドを使ってプレゼンテーションをする場合、画面を見てもらえば分かるだろうと思う方もいるかと思いでしょう。

しかし、プレゼンテーションに用いるスライドには、最低限の情報しか記載できません。

したがって、プレゼンテーションの際は、配布資料を準備しておくことがおすすめです。

配布物には、映し出したものと同じ内容にするのではなく、より詳しい内容を記載したものを準備しておきましょう。

より詳しい内容を加えておくことで、聞き手に伝わりやすいプレゼンテーションができます。

まとめ

相手に情報を伝えるプレゼンテーションの資料を作成する際は、伝えたい情報を記載することはもちろん、資料の見やすさも重要です。

最初は納得できるものを作るのが難しいと感じるかも知れませんが、今回紹介した要点を参考にしながら挑戦してみてください。

資料は作ったらそれで終わりではありません、実際にモニターなどに映し出してフォントのサイズや配色、画像や表のレーアウトなどを確認し、プレゼンテーションの日までに何度も確認や修正を重ねると成功につなげることができるでしょう。


参考

これを読めばマスターできる!プレゼン資料の作り方とコツ(プレサポ)

PowerPointで素早く作業をする方法(HITACHI)

【プレゼンの資料作りはここから】基本となる7つのポイント(プリント日和)