アンケート調査を行っていると、なかなか対象者から回答が返ってこない経験をしたことがある人も多いでしょう。あらかじめ設定した期限を過ぎても音沙汰がなく、結局回答をもらえないケースもめずらしくありません。
こうした問題を防止・解決するには、リマインドメールの活用がおすすめです。
本記事では、リマインドメールの役割や書き方を解説します。実際に使用できる例文も紹介するので、リマインドメールの作成に役立ててください。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- アンケート調査の担当者
- リマインドメールの書き方が知りたい人
- リマインドメールを作成するときのポイントが気になる人
リマインドとは
ビジネスで使用される「リマインド」の意味は
- 相手に気づかせる
- 内容を思い出させる
- 再確認を促す
など。「制作物の納品日をリマインドする」「大切な会議の日時をリマインドする」などのように用いられます。
アンケートは、送付の段階で回答期限を相手に伝えていても、日々の忙しさに追われて存在を忘れられる可能性があります。
そこでおすすめなのがリマインドメールです。
リマインドメールを送付すれば、相手は「アンケートの回答期限が迫っている」「早く回答しなくてはいけない」などの感情を抱き、忘れずに回答してくれる可能性が高まるでしょう。
催促との違い
催促とは、相手に早めに実行するように促すこと。アンケートでいえば、早く回答を提出するように連絡することを催促といいます。
リマインドメールも、催促と同様、アンケートの期限を守ってもらうために行われます。リマインドメールも文章の書き方によっては、相手に「催促されている」という印象を与える可能性がありますが、催促されていると感じると、回答を避ける人も少なくありません。
この後、リマインドメールの書き方について詳しく解説するので、適切な表現を確認しましょう。
リマインドメールの書き方
リマインドメールを作成する際には、基本の書き方を理解しておくことが大切です。
この章で、例文を参考にしながら書き方を確認しましょう。
リマインドメールにおすすめの構成
リマインドメールに決まったかたちはありません。
しかし、自社でテンプレートを用意しておくと作業がスムーズに進みます。
下記は、リマインドメールのおすすめの構成です。構成に悩んだときは、ぜひ以下を参考にしてください。
1.冒頭にあいさつ文
2.要件(例:期日、場所など)
3.代替案
4.締め
リマインドメールの件名の書き方
メールを送る際には件名の記入が必要となりますが、件名に、「リマインド」「リマインドメール」「リマインダー」などの言葉を使うと、相手に対して失礼となります。
そこで、おすすめなのが、
〇〇についてのご確認
〇〇の出欠のご確認
といった件名です。
これらの件名にすれば、相手に失礼なく、回答を促すことができるでしょう。
リマインドメールの本文の書き方
本文は、リマインドしたい内容によって異なります。したがって、臨機応変に文章を作成する必要がありますが、今回は例として2つ、リマインドメールの本文を紹介します。
本文例1
社外向けの食事会に関するリマインドメール
平素は大変お世話になっております。
株式会社□□の××でございます。
先日よりご案内申し上げておりました食事会の開催日が近くなって参りましたので、改めてご連絡いたしました。
日時 △月△日
場所 ●●
△△日■時までに××へ出欠をお知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
本文例2
社内向けの打ち上げに関するリマインドメール
おつかれさまです。
〇〇部の××です。
先日ご案内しました、下記打ち上げの出欠確認のためご連絡いたしました。
日時 △月△日
場所 ●●
内容をご確認のうえ、△△日■時までに××へ出欠をお知らせいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
リマインドメールのポイント
リマインドメールは基本的な書き方を押さえるだけでなく、相手に気を配って丁寧に作成することが大切です。この章で、リマインドメールを作成する前に確認したいポイントを確認しましょう。
相手の状況を配慮する
リマインドメールを送付するとき、「返答が遅い相手が悪い」と感じる人もいるかもしれません。
しかし、ビジネスにおいては、自分の主張を通すだけでなく、相手を気遣い伝えることが大切です。
例えば、
念のための確認
期日が近づいて参りましたためご確認です
などの一言をうまく使うと良いでしょう。
伝達事項を端的にまとめる
リマインドメールでは、回答期限など、相手に最低限伝えなくてはいけないことを端的にまとめましょう。
全体の流れとしては、もともとの依頼内容・期限を伝えた後に、相手にとってほしいアクションの内容を記載すると自然です。
柔らかい言葉を意識する
リマインドメールで強い言葉を使用すると、相手に悪い印象を与える恐れがあります。リマインドメールは、あくまでも催促ではないことを念頭におきましょう。
誤字脱字チェックを忘れない
基本的なことですが、ビジネスにおいて誤字脱字は厳禁です。
相手に不信感を与えることもあるので、リマインドメールの送信前に必ずチェックしましょう。確認を徹底する場合、ダブルチェックをお願いするなどの方法が有効です。
まとめ
リマインドメールは、相手に対して本来の予定を再度通知するものです。アンケートの期日前にリマインドメールを送付すれば、回答数が増える効果を期待することができるでしょう。
ただし、リマインドメールを作成するときは、相手の状況に配慮して柔らかな言い回しにする必要があります。強い言葉を使ったり、誤字脱字があったりすると、相手に不快感を与える恐れもあるので注意してください。
今回紹介した内容を参考に、リマインドメールを活用しながらアンケートを調査を進めてみましょう。
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