Hearing summary

ヒアリングのまとめ方|報告書の書き方や作成のポイントを詳しく解説します

ヒアリングは、行うだけでは意味がありません。

ヒアリングした内容をきちんと記録して、整理することが大切です。

しかし、会社でヒアリングを行う人の中には、実施報告書の作成に頭を悩ませている人もいるでしょう。

そこで今回は、ヒアリングの記録に関する情報を詳しく紹介します。

ヒアリング中に使える記録方法や報告書を作成するコツや方法も併せて紹介するので、ぜひチェックしてください。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • ヒアリングの内容を賢く記録したい人
  • ヒアリングの実施報告書を作成する人
  • 分かりやすい報告書の作り方を知りたい人

ヒアリング内容を記録

ヒアリングをまとめるためには、対象の情報が必要です。

ヒアリングの内容を残すときに効果的な記録方法を2つ紹介します。

マインドマップ方式

ヒアリング マインドマップ

マインドアップ方式とは、紙の中央にヒアリング時にコアになる話題を書いて、そこから派生させてメモを取る方式です。

関連する話題をまとめてチェックできるので、後から見返したときに情報が頭に入ってきやすいのが特徴です。また、ヒアリング中に不足している情報に気付きやすいため、その場で回答者に質問することができます。

しかし、普段からマインドアップ法を使って物事を記録していない人にとっては、難易度が高い方法でもあります。

また、マインドアップ方式のメモを共有できる専門ソフトを持っていない人に正確な内容を伝えるのが難しいことにも注意が必要です。

情報を全体的に把握するには有効な方法ですが、記録する情報が多い場合は別の記録方法が適しているでしょう。

メモ

ヒアリングをまとめる方法として、回答者が話したことをそのままメモに取るという方法もあります。

メモを取る際には、方言や語尾など細かい点も併せてメモすることがおすすめです。そうすることで、臨場感があるヒアリングの記録ができるでしょう。

ただし、この方法でヒアリングの内容を記録する場合は、速記力やタイピング力が必要になります。

インタビュアーの技術力に合わせて、ヒアリングの記録方法を選択することも大切です。 

報告書作成のポイント

ヒアリングの内容をきちんと記録したら、それを元に報告書を作成します。

ヒアリングの実施報告書を作成するときのポイントは、次の3つです。

  • 報告書を作成する目的を考える
  • 分かりやすい表現方法を検討する
  • 作成後にきちんと見直す

それでは、上記3つのポイントの内容を順番に詳しく紹介します。

報告書を作成する目的を考える

ヒアリングでは、「実施報告書に誰が目を通すのか」を考えましょう。

なぜなら、読み手によって伝わりやすい語法や記載すべき内容が異なるからです。

表現については後ほど紹介しますが、「なぜ報告書を作成するのか」については作成前に十分掘り下げておく必要があります。

「例年同じような報告書を作成しているから」では、理由になりません。「今」「その」報告書を作成する目的が明確になっていなければ、良質な資料の作成は難しいでしょう。

ヒアリングの内容を簡単に部署内で共有したいのか、細かい点まで上司に伝える必要があるのか、など報告書を作成する本当の目的を考えるのが作成の第一歩になります。

表現

先に少し触れましたが、読み手に合わせて報告書の表現を選ぶことも大切なポイントです。

例えば、会社の役員などのトップ層に向けて報告書を作成する場合は、できるだけ少ない文字数で簡潔にヒアリングの結果を述べる必要があります。

なぜなら、トップ層にいる人たちは、その報告書以外にもたくさんの書類に目を通す必要があるからです。

そのため、トップ層に対する報告書は、少ない時間で正確な内容が頭に入るような表現で作成しなければいけません。

上司など部署内に向けて報告書を作成する場合は、報告書を作成する目的に合わせて表現を選択することが重要です。

「簡潔に伝えること」が目的なら、ヒアリングの要旨だけを端的に述べるだけでいいでしょう。

「詳しく伝えること」が目的の場合は、要旨だけでなく、ヒアリングに関する詳細な内容まで記載する必要があります。

直属の上司に報告書の書き方について事前に相談するのもひとつの方法です。

作成後には見直す

報告書の作成が一通り終わったら、自分で内容に目を通してみましょう。

声に出して文章を読み上げるのも効果的です。

誤字脱字や句読点の位置だけでなく、文章に不自然なところがないか、見栄えは悪くないかにも注目してみましょう。

報告書の書き方

ヒアリングの実施報告書の書き方を紹介します。

今回は、概要、本文、用紙の3つに分けて、それぞれのポイントをチェックしていきましょう。

概要

ヒアリングの報告書の内容に入る前に、調査を実施した背景や調査方法などについて簡単に説明しましょう。

難しく長い文章は、読み手に内容が伝わりづらいのでNGです。

報告書の読み手を想像して、伝わりやすい言葉や説明を考えましょう。

また、ヒアリングの報告書を作成するときは、実施内容が一目で分かるように短い言葉で表題を記載すると概要が頭に入ってきやすくなるため、15~20字程度で、具体的な標題を考えることがおすすめです。

報告書の内容を標題に加えるなどの工夫をしてみましょう。

本文

ヒアリングの概要を簡潔に記載したら、続いて本文を作成していきましょう。

最初に、「標題の件について、ご報告いたします」と書くと、文章を進めやすくなります。

このとき、出だしの文章の下に「記」を記載して、箇条書きなどで分かりやすくヒアリングの内容を書き、報告すべき内容をすべて書いたら、「以上」と記載しましょう。

なお、メールなどでヒアリングの実施報告をする場合は、「記」を記載する必要はありません。

要旨

要旨とは、いわば報告書の結論です。

読み手が報告書のすべてに目を通さなくても、要旨を見ればポイントを理解できるようにするのが理想です。

報告する内容の中で特に大切なポイントを3つほど挙げて、分かりやすい要旨を作成しましょう。

まとめ

ヒアリングは、ただ実施するだけでなく、内容をきちんと記録することが大切です。

ヒアリングの報告書を作成するには、ヒアリングの形式や実施する人のスキルなどに合わせて、適切な記録方法を選ぶことが大切です。

今回紹介した内容を参考に、ヒアリングの記録や報告書の作成をしてみてください。

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<参考>