ヒアリングシート

効果的なヒアリングに欠かせないヒアリングシート|作り方を詳しく解説

ビジネスにおいて、相手のニーズを聞き出すことは非常に大切なこと。

しかし、営業に慣れてない人や自信がない人は、なかなか相手から必要な情報を得られなくて苦労することもあるでしょう。

こうした場合に有効なのが「ヒアリングシート」です。

今回は、ヒアリングシートを使用するメリットや具体的な作成方法を詳しく紹介します。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • ヒアリングシートの基本的なポイントを押さえたい人
  • ヒアリングシートを作るメリットが知りたい人
  • ヒアリングシートの作り方が気になる人

ヒアリングシートとは

ヒアリングシートとは、回答者が持つニーズをしっかり把握するために必要な質問事項をまとめたものです。

ストレートな質問ばかりで構成されたヒアリングをすると、必要な情報が得られないことがあります。

なぜなら、回答者自身も自分の潜在的なニーズに気付いていない場合があるからです。

そのため、ヒアリングを行うときは、回答者の潜在的なニーズを引き出すための質問が必要になるのです。

ヒアリングシートは、こうした回答者との一連の流れをスムーズにするために有効なシートです。

建設的な質問を行えば、回答者の潜在的なニーズをうまく引き出せる可能性をアップさせられるでしょう。

ヒアリングシートをつくるメリットは「ヒアリングの時間を有効活用できる」ということ

ヒアリングシートを作成すれば、回答者に対して無駄がない質問をすることができます。

したがって、ヒアリングシートをつくるメリットは、ヒアリングに充てられた時間を有効に使い、情報収集することといえます。

経験豊富な営業マンは、わざわざ事前にヒアリングシートを作成する必要はないかもしれません。しかし、営業に出て間もない人、実績が浅い人は、聞き漏らしを防ぐためにもヒアリングシートを持参するといいでしょう。

ヒアリングシートの作り方

ヒアリングシートは、自社で聞き出したい情報や回答者の状況に合わせてフォーマットを作成することが大切です。とは言っても、ヒアリングシートを作成したことがない人にとっては、なかなか難しいものでしょう。

そこで、今回は、基本的なヒアリングシートの作り方を簡単に紹介します。

ヒアリングシートの具体的な作成手順は、次の通りです。

ヒアリングシート

それでは順番に上記の手順に沿って、一般的なヒアリングシートの作成方法について解説していきます。 

訪問先の情報をまとめる

まずは、ヒアリングを行う訪問先の情報をヒアリングシートにまとめます。

いわゆる基本情報です。

一般的なヒアリングシートで記載される基本情報の例は、次の通りです。

  • 相手先の事業内容
  • 相手先の経営状況
  • 相手先が販売する商品やサービス
  • 業界全体の動向
  • 競合他社に関する情報

基本情報はネットで、業界全体の動向や競合他社に関する情報などは、社内の上司や先輩、他社などから集めることができるでしょう。

過去の情報だけでなく、タイムリーな情報を集めておくこともおすすめです。

また、相手先の情報と併せて、なぜ訪問することになったのか、誰かの紹介か、など、訪問する目的について記載しておくといいでしょう。定期訪問の場合は、相手先からの問い合わせなのか、自社からの営業なのかを明確にしておくことが大切です。

ニーズを解決する方法をメモしておく

ヒアリングを行うときは、相手先のニーズを解決できる方法をあらかじめ考えておくことも大切なポイントです。

予想や仮説でも構わないので、考えられる解決策をヒアリングシートにたくさんメモしておきましょう。

ヒアリング時に良い解決策を見出せなくても、後からヒアリングシートを見返したときにふと思いつくこともあります。そのため、「現実的に考えて実現は不可能かもしれない」という案もヒアリングシートに書き出しておくといいでしょう。

ヒアリング内容を考える

ヒアリングシートに書き出した基本情報やニーズの解決策を元に、実際に相手先へヒアリングする内容を考えましょう。

ポイントは、必要な情報をうまく聞き出せるような質問内容にすること。

できるだけ具体的な回答が返ってくるように質問文に工夫を凝らしましょう。

「そうはいっても何を聞けばいいかわからい」という人は、以下を聞き出せる質問を考えてみるといいでしょう。

  • どんなものを
  • いつ
  • どこで
  • いくらで
  • 誰が

先に少し触れましたが、相手先との信頼関係があまりできていない状態でストレートな質問をするのはNGです

少し遠回しに感じても、必要な情報をうまく聞き出せるよう質問を重ねていくことが大切です。

慣れない間は難しく感じるかもしれませんが、上記のうち1つでも聞き出せるように尽力しましょう。 

メモできるスペースを作る

ヒアリングシートを作成する際には、相手先の回答内容をメモできるスペースを作ることも大切です。

質問に対して得られた回答をあらかじめ準備しておいたスペースに書き込むことで、質問の回答がどこに記載されているのかが分からなくなってしまう、ということを防ぐことができます。

「ヒアリングした内容は覚えているから大丈夫」と考える人がいるかもしれませんが、誰しも時間が立てば細かな内容を忘れてしまうもの。

少し時間が経ったときでも、ヒアリングの内容を思い出せるように相手先の回答はできるだけ細かくメモしておきましょう。

なお、実際にヒアリングを行うと本来話そうと考えていた内容から大きく脱線してしまうこともあります。

そのときは「無駄な話」と思っても、そこから新しいアイディアが生まれることも珍しくないので、どんな小さなことでも、相手先からもらった回答はメモしておく方が無難といえるでしょう。 

専門的な言葉は使わない

ヒアリングシートを作成するときは、できるだけ専門的な言葉を使用しないようにしましょう。

なぜなら、難しい言葉を使ってヒアリングシートを作ると、回答者に質問の意図が繋がらず必要な情報が入手できない可能性があるからです。

どうしても専門用語を使う必要がある場合は、注釈でその言葉の分かりやすく解説したり、質問文とは別に、補足文を用意するといいでしょう。

ヒアリングを受ける人の立場やスキルなどを考慮して、適切な言葉遣いでヒアリングシートを作成することが大切です。

まとめ

ヒアリングを行う際は、計画的に準備しておくことが大切です。

事前に質問を考えてヒアリングシートを作成しておけば、時間を有効に活用することができます。

今回紹介した内容を参考に、自社や相手先に合わせたヒアリングシートを作成してみてください。

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<参考>