アンケート調査結果のまとめ方とは?アンケート作成から調査報告書作成までのポイント

アンケートを実施した後は調査報告書を作成しますが、調査報告書には具体的にどのような内容を記載すべきか知っていますか。

何となくデータをまとめて作成するだけでは、せっかく時間をかけて行ったアンケートがもったいないもの。

そこで、今回は、アンケート調査の結果をしっかりまとめた調査報告書の作成方法を分かりやすくお伝えします。アンケート作成から調査報告書作成までのポイントを紹介するので、知識や経験がなくても安心して読めます。

この記事は次のような人にピッタリの内容です。
・調査報告書の作成に困っている人
・アンケート調査の結果集計がしたい人
・分かりやすい書類を作りたい人

まずは、調査報告書とはいったいどんなものなのか、基礎から詳しく解説します。

調査報告書とは?

調査報告書とはその名の通り、調査をした結果得られたデータを第三者にも伝わるように分かりやすくまとめて作成した報告書のことです。

具体的に記載する内容は場合によってさまざまで、調査を行った背景や目的、集計結果を表したグラフやデータ分析などが調査報告書に書かれることが多いです。

アンケート回収から報告書作成までにすること

次に、アンケートを回収してから実際に調査報告書を作成するまでの流れをチェックしましょう。

大まかなフローは以下の図のようになります。

アンケート 調査 結果

調査報告書を作成する前に適切にアンケート調査を実施する必要があります。

まずはターゲットに対して実施するアンケートに不備がないか確認して、編集する作業に取り掛かります。

アンケートの実施後はデータ集計しやすくするために、回答を数値化し、パソコンのソフトなどに回答データを入力して回答の集計に入るのが一般的な流れです。

続いて、調査報告書の提出先やデータの種類に合わせて適宜グラフを作成して、結果を分析します。

アンケートを実施する前に立てた仮説と違う結果が出たりデータの集計に誤りがあったりした場合は、再度、回答の集計・グラフ作成をします。

納得できるデータの分析・検討ができるまでこの作業を繰り返します。

無事に集計結果の検討ができると、調査報告書の作成に入れるので準備をしっかりするのがポイントです。

次に、アンケート調査から調査報告書を作成する一連の流れで、特に大切なエディティング・データクリーニングとコーディングについて説明します。

回収した調査票の点検 ~エディティング・データクリーニング~

エディティングとは、回収したアンケートの点検を意味する言葉であり、有効な回答でないものを省いたりします。データクリーニングとも呼ばれていて、アンケートのターゲット以外が回答したものや回答がすべて埋められていないものなどを無効にします。その他、論理的にあり得ない回答もエディティングで分類します。

回答を数値化する ~コーディング~

回答を文字のまま集計すると効率が悪いため、数値化する作業が必要となります。

これがコーディングです。

自由回答のアンケートの場合は、すべてに目を通してから数値を決定する必要があります。アンケートを、単数回答法などで実施するとこの手間を省くことができます。

調査報告書の作成時のポイント

調査報告書は、必要な情報がきちんと明確に記載されていなければ読み手に正確な内容が伝わりません。特定の人だけが分かれば良い調査報告書もありますが、基本的には読んだ人がしっかり理解できる調査報告書を目指して作成しましょう。

次のような項目が調査報告書に記載されていると読み手に内容が伝わりやすくなります。

  • 分かりやすいタイトル
  • 調査を行った目的
  • 調査方法
  • 調査期間
  • データを集約したグラフ
  • 回収状況

それぞれどの程度の内容を記載すれば良いのか、順番に詳しく説明していきます。

調査を行った目的

アンケート調査を行った目的や背景は、調査報告書の冒頭に簡単にまとめて記載しましょう。

「このアンケート調査は、○○を明らかにして××に活かす目的で実施しました」のように分かりやすく一文で書くことがポイントです。

調査対象

アンケート調査の対象になったターゲットの年齢や性別、居住地や属性、対象者の人数などの情報が必要です。

「西日本在住の20歳以上の男女3,000人(無作為)」のように記載するといいでしょう。

調査方法

調査報告書にアンケートの調査方法を書くと、そのアンケートの調査結果の信憑性がアップします。

したがって、調査方法についても記載しておくことがおすすめです。

「○○駅でアンケート用紙を配布して記入してもらい、その場で回収」など、具体的かつ明確な言葉を選びましょう。

どのようにアンケートを回収したかも併せて書くこともあります。

調査期間

アンケート調査をいつ実施したのかが後から見ても分かるように、調査期間を調査報告書に記載します。

西暦、和暦は問いませんが、会社の意向がある場合はそれに合わせるといいでしょう。

「調査期間 ○○年○月○日~××年×月×日」のように、調査をした年も忘れずに書いてください。

効果的なグラフを用いる

効果的なグラフを用いると、視覚的に情報を伝えることができます。文字で記載しても伝わりづらいデータの場合は、円グラフや棒グラフなどを適宜用いて分かりやすい調査報告書を作成しましょう。

回収状況

アンケートを実施した結果、どれだけ回収できて、有効回答数はいくつあったのかという回収状況を明記することも大切です。

あまりに回収状況が悪いと、アンケートで得られたデータに偏りが生じる可能性があるので注意が必要です。

「回収件数○件、有効回答数○件、有効回答率○%」など、割合を記載することで分かりやすく伝える工夫もおすすめです。

調査報告書のタイトルも工夫しよう

タイトルは書類を手に取った人の目に最初に入る箇所なので、非常に重要です。

とは言え、すべての調査報告書が目を引くようなタイトルである必要はありません。

社内報告書などの場合は、何について書かれた文章なのかが明確に分かるオーソドックスなタイトルが好まれます。

一方、プレリリースやニュースリリースなどの場合は、多くの人に読みたいと思ってもらえるタイトルを付けるといいでしょう。

タイトルでおおよその内容が把握できたり、具体的な数字を使ったりするのが効果的です。

タイトルは、文章の中で一番最初に目が向けられる箇所なので、文字のデザインを変えたり、大きく表示したりするのが一般的です。

調査報告書を作成するときはデータをまとめることに注力しがちですが、タイトルにも工夫を凝らすことがポイントになります。

まとめ

アンケートの調査結果をまとめるのは大変ですが、今回紹介したポイントを踏まえて作成してみましょう。

調査報告書の提出先や読み手が誰なのかに合わせて、記載する情報や言葉を選択するのが大切なポイントです。

工夫を凝らして第三者にも伝わる分かりやすい調査報告書を作成しましょう。

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