アンケートにおける個人情報の扱い方や例文を掲載!【個人情報保護】

この記事を読むのに必要な時間は約 8 分です。

新製品や新サービスを導入する場合や既存のビジネスについての情報を集める場合などに、アンケート調査を実施することがありますが、このときに個人情報を取得すると個人情報事業取扱事業者になります。

個人情報を取得すると個人情報保護法を守る義務が発生するので、アンケート調査をする場合は事前に内容を押さえておかなければいけません。

そこで今回は、アンケートで個人情報を取得するときの取り扱い方法について詳しく解説します。アンケートに記載すべき個人情報に関する注意事項の例文も合わせて紹介するので、しっかりチェックしておきましょう。

この記事は、次のような人におすすめの内容なっています。

・アンケート調査で個人情報を取得しようと考えている人

・個人情報保護法について理解した人

・アンケートに記載すべき注意事項が知りたい人

それではまず、個人情報保護について解説していきます。

そもそも個人情報保護とは?

そもそも個人情報とは、個人を特定できる情報のことで具体的には次のような情報が個人情報に分類されます。

個人情報の種類 具体例
個人本人を識別できる情報や音声 防犯カメラの録画データなど
個人本人を特定できる情報 氏名や電話番号、住所、生年月日など
他の情報と合わせると個人が特定できる情報 メールアドレスや会員IDなど

メールアドレスや会員IDなどは個人情報を捉えていない人もいますが、他の情報を合わせると個人の特定ができるため個人情報とされます。他にもメモ帳に書いた取引先の名前や電話番号、ビジネスで受渡をする名刺なども列記とした個人情報です。つまり、私たちの日常は個人情報で溢れているといえるでしょう。

こうした個人情報は悪用されると個人が損害を被ることがあります。個人情報の悪質な利用を防止するために生まれたのが個人情報保護法です。個人情報の保護と有効活用を目的にした法律である個人情報保護法は、個人情報情報を取り扱う業者に対してルールを定めて、経済活動や国民生活の向上に向けて活用してもらうために設定されました。

つまり、個人情報を取り扱う個人事業取扱事業者は、個人情報保護法の対象になります

アンケートで個人情報を取得するときの義務とは?

少しでも個人情報を収集すると個人事業取扱事業者になります。したがって、アンケート調査であっても個人情報を取得する場合は、次の3つを守る義務が発生します。

・個人情報に利用に関する問い合わせ窓口を設置すること

・個人情報の利用目的を具体的に示すこと

・第三者に個人情報を提供する場合は本人の同意を必ず得ること

それぞれの内容について、もう少し詳しく解説していきます。

個人情報に利用に関する問い合わせ窓口を設置することについてですが、個人事取扱事業者は個人情報の取り扱いに関して苦情や問い合わせを受けた場合にきちんと対応しなければいけません。そのため、アンケートに問い合わせ窓口の担当者名や連絡先などを記載しておく義務があります。

個人情報の利用目的を具体的に示すことついては、アンケートでなぜ個人情報を取得する必要があるのか明確に記載する必要があります。

例えば、「いただいた個人情報はアンケートを回答してもらった特典の郵送に使用します」などのように記載といいでしょう。アンケートで明示した内容以外で個人情報の使用はできないので注意が必要です。この例文の場合は、記入してもらった住所に後日ダイレクトメールを送る行為は個人情報保護法の違反になります。

第三者に個人情報を提供する場合は本人の同意を必ず得ることについてですが、本人の同意があれば第三者に個人情報の提供ができます。

しかし、一般的に実施されるアンケート調査では第三者に個人情報を提供することはほとんどないでしょう。個人情報をむやみに開示したくないと考える人が多いので、アンケートの回答率を上げるためにも第三者への提供は考えない方が無難です。

第三者に個人情報を提供する場合は、アンケートに「個人情報は第三者に提供することはありません」などと記載すると、回答者の個人情報に対する不安を取り除く効果が期待できます。

アンケート 個人 情報 例文

個人情報に気を配ったアンケートの作り方

アンケートを作成する場合は、単に質問事項を記載するだけでなく次の3点に気を付けて個人情報に配慮することをおすすめします。

・個人情報を取得する理由の明記

・個人情報の管理方法

・個人情報の開示の有無

先に説明した通り、個人情報を取得する場合はをなぜ取得する必要があるのかについてアンケートに記載しなければいけません。個人情報が何に使われるか分からない状態では、誰もアンケートに回答してくれない明確かつ端的な文章で取得理由を記載しましょう。

また、取得した個人情報をどのように管理するかアンケートに記載しておくと効果的です。セキュリティへの対策や安全管理には気を配ることがポイントです。

個人情報をネット上などで開示する場合は、その旨を記載する必要があります。ネットに公開する情報がアンケートの回答内容だけなのか、ユーザーネームだけでなのかなどについてもあらかじめ検討しておくことをおすすめします。本名を出す必要があるなら、その理由について明示しましょう。もちろん、本人の同意をきちんと得なければこうした開示は実施してはいけません。一般的に個人情報を開示しないアンケートの方が回答率が高いので、ケースに応じて適切な判断をすることが大切です。

個人情報保護に関するアンケートの例文

アンケートで個人情報を取得する場合は、冒頭に注意書きとして次のような文章を挿入するといいでしょう。

「記載していただいた個人情報は、アンケートの回答特典である商品の郵送以外には使用しません。ご本人の同意がなければ第三者に個人情報を提供することもございません。取得した個人情報は管理責任者を定め、紛失や漏洩などが発生しないよう積極的な安全対策を実施いたします。」

先に説明したとおり、個人情報を管理する担当者の名前や電話番号、メールアドレスなどの連絡先も合わせて記載すると回答者の不安を払拭できます。アンケートに記載する個人情報保護に関する内容はきちんと守らなければ意味がありません。個人情報の管理責任者を設定して万全なセキュリティの下、情報をしっかり管理しましょう。

まとめ

アンケート調査で個人情報を取得する場合は、個人情報保護法で定められている3つの義務を守る必要があります。また、取得した情報を漏洩したり、第三者に許可なく共有したりすると個人情報保護法違反で訴えられる可能性もあるので特に注意が必要です。

簡単なアンケートであったとしても法律違反になる場合もあるので、今回紹介した内容を参考に正しく個人情報を取り扱いましょう。

 


<参考>

  1. アンケートの作り方 〜個人情報ってどう扱う?〜(調整さん)
    https://chouseisan.com/l/post-21251/
  2. 【知らないでは済まされない!】アンケート調査における個人情報の取り扱い(Lactivator)
    https://lactivator.net/2019/06/16/personal_information/#i