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KPIはKey Performance Indicatorの頭文字で「重要業績評価指標」と訳されます。KPIには、知っている人は意外に多いのにKPIを使って仕事をしている人は意外に少ない、という特徴があります。
しかしKPIを意識して仕事をすると、生産性と効率性が確実に向上します。プロジェクトチームのリーダーがKPIを使い、それをチームメンバーに浸透させると、最短ルートでゴールに到着することができます。
KPIの概要とそのメリット
企業のゴールには、1）利益を挙げること、2）社会貢献、3）従業員の幸福の実現の3つがあります。しかしいずれも、小さな業績を長年の積み重ねていくことでしか実現できません。
つまり、小さな業績の評価と、長年にわたる業績の評価が必要になります。これがKPIです。
そして経営者や管理職やプロジェクトチームのリーダーは、社員やスタッフたちがすべきことを明示して、それを達成できたら評価しなければなりません。
また、社員やスタッフたちがすべきことの集大成がゴールになるように「すべきこと」を設定しなければなりません。
これが「KPIを使った仕事の進め方」になります。
KPIの進め方
KPIは次のように進めていきます。
・ゴールとの関係を決める
・KPIの要素を選ぶ
・KPIルートをつくる
いずれも重要なので、のちほど章をあらためて詳しく解説します。
一般従業員こそKPIを使おう
KPIは業績を正しく評価する指標ですので、経営者や管理職にとって便利なツールです。KPIを使えば業績を正しく把握できるので、なぜ利益が出ているのか、またはなぜ損失が多いのかがわかります。これがKPIを使うメリットです。
そしてKPIは、一般従業員こそ使うべきでしょう。上司からの指示された仕事を完成させるには、複数の業務をこなさなければなりません。ひとつの仕事の完成は、複数の業務の完成の積み重ねなので、ひとつひとつの業務が「ほぼ完璧」でも、完成した仕事は「大きくずれる」ことがあります。
そのためには、ひとつひとつの業務を「完璧」に仕上げる必要があります。
完璧かどうかを評価するのが、KPIです。KPIを身につければ、システマチックに完璧な仕事を遂行できるようになります。
これもKPIを使って仕事をするメリットです。
ゴールとの関係を決める
それではKPIの進め方をみていきましょう。まずはKPIとゴールとの関係を決める必要があります。
KPIを使って仕事をしたほうがよいのは、ゴールに最短距離で到達できるからです。すべてのビジネスパーソンは、ゴールに到達しなければなりません。そして優秀なビジネスパーソンは、最短コースを進んでゴールに到達しています。
ゴールに到達するには、障害を除去しながら、目標をクリアしていく必要があります。
例えば、月間販売100個の商品を、月間販売1,000個にする仕事が与えられたとします。このとき、顧客がいない、販売店が少ない、といったことが障害になります。そして、まずは早期に200個にする、1年以内に月500個にする、といったことが目標になります。
KPIはこれらの障害と目標のひとつひとつについて、業績評価をします。そして障害や目標のことを「KPIの要素」といいます。
次の章で、KPIの要素の選び方を紹介します。
KPIの要素を選ぶ
KPIの要素選びは重要です。要素が間違っていては、業績を正しく評価できても、ゴールまでの道のりは短縮しません。
したがって、プロジェクトチームでKPIに取り組むときは、チームのメンバー全員でKPIの要素を洗い出しましょう。そして要素をメンバー全員で共有化しましょう。
例えば、月間販売100個の商品を、月間販売1,000個にするためにプロジェクトチームが編成されたとします。このときの要素としては、次のようなものが挙がるでしょう。
・顧客を増やす
・販売店を増やす
・販売員を増やす
・新しい販売方法を生み出す
・早期に月200個を達成する
・12カ月以内に月500個を達成する
・18カ月以内に月1,000個を達成する
要素が7つ挙がりました。これが評価の指標、つまりKPIになります。
顧客を増やしたら、「業績」として「評価」することができます。販売店が増えたら、やはり「業績」として「評価」します。月200個を達成しても「業績」として「評価」します。
しかしこれらをバラバラに遂行することはできません。そこでKPIの要素が明確になったら、KPIルートをつくります。
KPIルートをつくる
KPIルートは、いわば作業手順のようなものなのですが、その手順書が完成すると、まるで都市部の複雑な国道ルートのようになるので、そのような名称になっています。
月1,000個プロジェクトの以下の7つの要素を使ってKPIルートをつくってみましょう。
・顧客を増やす
・販売店を増やす
・販売員を増やす
・新しい販売方法を生み出す
・早期に月200個を達成する
・12カ月以内に月500個を達成する
・18カ月以内に月1,000個を達成する（ゴール）
KPIルートをつくるときは次の2点に注意する必要があります。
1）要素に強弱をつける
2）ルートとおりに進めばゴールに到達できるようにつくる
7つの要素のうち「月1,000個」はゴールでもあるので、最も重要な要素といえます。
そしてその手前の要素である「月500個」と「顧客を増やす」はその次に重要な要素です。
そして「月500個」を達成するには「月200個」を通過しなければなりません。また、「顧客を増やす」には、「販売店を増やし」「販売員を増やし」「新しい販売方法を生み出す」必要があります。
実行する
KPIルートが完成し、月1,000個プロジェクトメンバー全員で共有できたら、あとは実行に移すだけです。KPIルートとおりに進めましょう。そしてKPIの要素が達成できた段階で評価しましょう。
先ほどのKPIルートによれば、「月100個」から4本の枝が出ています。すなわち「月200個」「販売店を増やす」「販売員を増やす」「新しい販売方法を生み出す」は同時並行で実行する必要があります。
したがってプロジェクトチームを4班にわけて実行させます。
例えば「月200個」班は、工場に出向いて月200個を生産できるのか確認しなければなりません。なぜなら現状は月100個しか売れていないので、工場は「これからも月100個つくればノルマを達成できる」と考えているかもしれないからです。
「販売店を増やす」班は、対象商品を取り扱ってくれる販売会社を回る必要があります。そして「販売員を増やす」班は自社販売の強化策を練ります。「新しい販売方法を生み出す」班は、イベントやキャンペーンや広報活動、広告などを検討します。
そしてプロジェクトチームのリーダーは、それぞれの要素に期限や目標値を決めて、メンバーに伝え、進捗状況を管理します。
そしてメンバーが期限内に目標を達成したら評価を行い、次の要素である「月500個」や「顧客を増やす」に向けて、班を編成し直していきます。
まとめ～採用しない理由がない合理的な方法
KPIは個人が自分ひとりの仕事を進めるうえでも、プロジェクトチームがミッションを完遂させるためにも、業績が落ち込んでいる企業をV字回復させるときにも有効です。
そしてKPIでは、要素を積み上げてゴールを決めるのではなく、ゴールを要素ごとに分解するイメージでつくっていきましょう。KPIの要素は「ゴールありき」で洗い出してください。
プロジェクトチームのリーダーや経営者は、メンバーや従業員に「KPIの要素さえ完遂できればゴールに到達できる」と説明することで、モチベーションを高めることができます。
KPIは、採用しない理由がみつからない、といってよいほどの合理的な手法です。
＜参考＞
- 主要分野のKPI（内閣府）
https://www.google.com/search?client=firefox-b-d&channel=crow&q=KPI%E3%80%80%E5%A4%A7%E5%AD%A6 - 「KGI・KPIダッシュボード」による総合的マネジメントの進化（関西学院大学総合企画部）
https://www.kwansei.ac.jp/news/2018/attached/0000147451.pdf
