Excelでデータを集計するには集計関数?それともピボットテーブル?

業務の中で大量のデータを扱う、という企業は多いと思いますが、そのデータの集計に何を用いていますか?

データの集計では、多くの人がExcelを使用している、と思いますが、Excelには、データを単純に合計するSUM関数の他に、条件を絞って合計するSUMIF関数やSUMIFS関数など、さまざまな関数があります。

また、関数を使った集計方法の他に、ピボットテーブルという便利な機能もあります。

この記事では、関数を使った集計方法と、ピボットテーブルを使った集計方法について、詳しく紹介します。

データの集計にはExcelが便利

集計 エクセル

ビジネスの中では、商品の売り上げがどれくらいあるのか、商品やサービスに対して消費者がどう感じているのか、など、商品やサービスについてデータを取ったりアンケート調査をすることが多くありますが、そのデータは「集める」ことが目的ではなく、「集計」して「分析」することが目的です。

この大量のデータを「集計」する際に便利なのがExcelです。

Excelでは、SUM関数やSUMIF関数、SUMIFS関数などによって、データの合計をすることはもちろん、複数の表をまとめたりすることも可能。

また、Excel関数を用いることによって、データの平均値を求めたり、標準偏差を求めることもできます。

さらに、ピボットテーブルを利用すれば、複数の条件での数値を計算することも簡単です。

ぜひ、使用してみましょう。

関数を使って集計

Excelでデータの集計をする際に使用するのが「関数」です。

ここでは、

  • SUM関数
  • SUMIF関数
  • AVERAGE関数
  • COUNTIF関数

などについて紹介します。

SUM関数

SUM関数は、指定した範囲の数値を合計することができる関数です。

こちらのデータを使って、やり方を紹介していきます。

 

SUM関数では、まず、fxボタンをクリックして、SUMを選び、OKボタンを押します。

その後、合計したい数値の範囲を選択します。

C列の数値を全て選択すると、下の画のようになります。

合計したい範囲を選択したら、「OK」ボタンを押します。

そうすれば、選択した範囲の数値の合計が求められます。

このSUM関数では、指定した範囲の数値を全て合計することができるので、ぜひ利用してみてください。

SUMIF関数

SUMIF関数は、条件を絞って数値を合計することができる関数です。

こちらのデータでAの個数についての合計を求めてみましょう。

カーソルをK6に合わせてfxを押します。

SUMIF関数を選び、「OK」を押します。

「OK」ボタンを押すと、画のような画面になるので、「範囲」でB2からB13を、「検索条件で」J6を、「合計範囲」でC2からC13の範囲を選択します。

その後、「OK」を押すと、売り上げたAの個数を調べることができます。

AVERAGE関数

AVERAGE関数は、数値の平均値を求める関数です。

こちらのデータでC列の平均値を求める場合、まず、C14にカーソルを合わせて、fxを押します。

その後、AVERAGEを選んで「OK」ボタンを押します。

その後、C2からC13の範囲を選択して「OKボタン」を押せば、C列の平均値を求めることができます。

平均値もすぐ求められるので、とても便利です。

 

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、指定されたセルの中で指定された条件に合うセルの個数を調べることができる関数です。

例えば、こちらのデータで、300個以上の売り上げがあったケースを調べる際に使用することができます。

検索方法は、まず、K10にカーソルを合わせた後にfxをクリックし、COUNTIFを選択して「OK」ボタンを押します。

範囲と検索条件を選ぶ画面が出てくるので、

範囲にC2からC13を、そして、検索条件に「>300」を入力します。

「OK」ボタンを押すと、300以上の個数を売り上げた回数が求められます。

条件を入力していくだけと簡単なので、条件を絞り込んで集計したいときに利用してみてください。

ピボットテーブルを使って集計

ここまで、いくつかのExcel関数を紹介してきましたが、複数の条件設定で集計する際には、「ピボットテーブル」の利用がオススメです。

関数での集計と比をするため、先ほどと同じデータでピボットテーブルの使い方を見ていきましょう。

表のどこかにカーソルを置いた状態で、「挿入」メニューの中から「おすすめピボットテーブル」を選択します。

行ラベルのところに商品名が選択されている状態で「OK」ボタンを押すと、下の画のように別のシートに表が作成されます。

右側にあるボックスの✔を変更することで、知りたい条件での合計数を簡単に求めることができます。

ピボットテーブルならデータの集約も可能

ピボットテーブルでは、合計だけでなく、平均や最大・最小値についても計算することができます。

 

その方法は、ピボットテーブルの表の「合計/合計値」にカーソルを合わせて、右クリックし、「値の集計方法」を選ぶだけ。

売上の平均と、個数の最小値を求めたのが上の画です。

また、「値の集計方法」の下にある「計算の種類」を選ぶと、「比率」を調べることも可能です。

さらに、「挿入」メニューからグラフを選ぶだけで、簡単にグラフも作成できます。

グラフは数多くの種類があるので、データに適したグラフを選ぶと良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

大量のデータを集計したり、分析するのに便利なExcel。

SUM関数などの関数を利用することで、さまざまな集計ができますが、複数の条件設定での集計をするには、ピボットテーブルの利用が便利です。

利用方法も簡単なので、ぜひ利用してみてください。

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<参考>

  1. 【Excel】ピボットテーブルって何に使うの?エクセルで大量のデータを効率よく集計・分析するテク
    https://forest.watch.impress.co.jp/docs/serial/exceltips/1076187.html
  2. ピボットテーブルの使い方
    https://www.pc-koubou.jp/magazine/6118#section08
  3. Excelのピボットテーブルでデータを自在に集計
    https://www.otsuka-shokai.co.jp/media/soumu/news/excel-skill/tips-12.html
  4. 簡単に複雑な集計ができるピボットテーブルの基本
    https://www.forguncy.com/blog/20171110_pivottable
  5. 【Excel】ピボットテーブルは集計より「集約」の仕方を理解せよ
    https://www.waenavi.com/entry/20181101/1541021569
  6. Excelで項目ごとに集計し綺麗なグラフを作るならピボットテーブルが便利
    https://bitwave.showcase-tv.com/excel%E3%81%A7%E9%A0%85%E7%9B%AE%E3%81%94%E3%81%A8%E3%81%AB%E9%9B%86%E8%A8%88/

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