Excel マクロ VBA

アンケート業務を効率化できるエクセルの「VBA」とは?使い方を分かりやすく解説

定期的にアンケートを行う場合、マーケターは毎回、時間と手間をかけて、データを抽出しなければなりませんが、この仕事を簡単にする方法があるのをご存知でしょうか?

その方法がエクセルのマクロです。

マクロは「Visual Basic for Applications」(以下、VBA)で動かす自動処理機能ですが、これを使うと、アンケート集計業務を一瞬で終わらせることができます。

アンケートの集計が速く正確に完了すれば、マーケターは重要なデータをすぐに入手できるようになるので、これまでの業務クオリティを維持しながら、そのほかのよりクリエイティブな仕事に専念できるようになるでしょう。

VBAとは何か、マクロとは何か、分かりやすく解説します。

VBAとは、エクセルのマクロとは

VBAとは、エクセルなどのマイクロソフト製品のプログラム言語のことであり、マクロとは、コンピュータの操作を自動化する機能のこと。

両者は「マクロを動かすには、VBAが必要」という関係にあるものですが、一般的なビジネスシーンで、VBAとマクロはよく混同して用いられています。

また、マクロは特段エクセルに限った名称ではないにも関わらず、マーケターや営業担当者や経理担当者など、自分でプログラムをつくることがないビジネスパーソンに「VBAとマクロといえばエクセルの自動操作」という認識が広まっていて、「VBAマクロ」とまとめて呼ぶ人も。

この記事では、VBAを「エクセルを使ったルーティンワークを自動化する仕組み」という意味で使います。

VBA(エクセルのマクロ)の使い方

VBA(エクセルのマクロ)を使ったアンケート集計業務の効率化を解説する前に、VBAの使い方を解説します。

次のデータを使って、VBAを実行してみます。ちなみに、このデータは任意のものであり、特別な意味はありません。

データ

これをエクセルに入力すると、このようになります。

このデータを「東京都のデータだけを抽出して、点数の小さい順に並べる」というデータに加工していきます。

手作業でやってみる「フィルターを使う」

まずは手作業で「東京都のデータだけを抽出して、点数の小さい順に並べる」というデータをつくっていきます。ここではまだVBAは使いません。

手作業の場合、データを抽出する作業は「フィルター」を使います。「フィルター」は「ホーム」→「編集」のなかにあります。

「A1」の「都県」をクリックして「フィルター」をクリックすると、A1とB1とC1に「▼」が表示されます。

A1の▼で「東京都」を選び、C1の▼で「昇順」を選ぶと、次のようになります。

これで、「東京都のデータだけを抽出して、点数の小さい順に並べる」データが得られました。

VBAで作業を自動化する流れ

VBAを使うと、上記の手作業を自動化することができます。

「東京都のデータだけを抽出して、点数の小さい順に並べる」データをつくる作業をVBA化する流れは次のとおりです。

●マクロの記録を始める:「表示」→「マクロ」→「マクロの記録」をクリックする

●マクロを記録する:「マクロの記録」が始まったら、「手作業」をする(※)

●マクロの記録を終了する:「マクロ」→「記録の終了」をクリックする

これでVBAが「東京都のデータだけを抽出して、点数の小さい順に並べる」作業を覚えました。

「※」での「手作業」は、先ほど紹介した「東京都のデータだけを抽出して、点数の小さい順に並べる」作業の手作業のことです。先ほどの手作業を、そのまま繰り返します。

マクロの記録とは、「手作業」をすることで、VBAに作業を覚え込ませることを指します。

VBAに学習させるためには「手作業」が必要ですが、それは最初だけで、次の集計作業は自動で作業が始まり、自動で作業を完了させます。

VBAを使ってみる

それではVBAを使ってみましょう。

先ほど同じデータを、先ほどと同じようにエクセルに並べてみます。

この状態から、「表示」→「マクロ」→「マクロの表示」→「実行」をクリックすると、以下のようになります。

先ほど、手作業で行ったときと同じ結果になりました。

「実行」を1回クリックするだけで、一瞬でこのようになります。

VBAでアンケート集計をこう効率化しよう

アンケート結果を集計するとき、クロス分析をすると思います。

クロス分析とは、例えば、アンケートを実施した結果、「コーヒー好き30%、チョコ好き70%」というデータが得られたとき、データをさらに分析して「コーヒー好き:10代女性5%、20代以上女性15%、10代男性10%、20代以上男性5%」といった結果を出すことであり、コーヒー好きのデータと、男女のデータと、年代のデータを交差させていることから、クロス分析といいます。

クロス分析をするには、「フィルター」を何回も使わなければなりません。

しかし、VBAを使えば、VBAに1回学習させるだけで、次回以降のクロス分析は一瞬で終わります。

アンケートを定期的に行って、毎回クロス分析を行うとき、マーケターがVBAを使いこなすことができれば、簡単かつ確実に業務を完了させることができるでしょう。

事務作業の自動化を考える

アンケート集計でVBAを使いこなすようになると、次のような疑問が湧いてくるはずです。

●VBAはアンケート集計だけでなく、すべてにエクセル業務に応用できるのではないか

そのとおりです。

VBAを使うと、次のような作業を自動化できます。

  • 転記作業
  • Web操作
  • データ加工
  • データ管理
  • レポートの作成
  • 個人データから名前だけ(または、住所だけ、または電話番号だけ)を抽出する
  • 複数のエクセルデータを1つのエクセルデータにまとめる
  • 1つのエクセルデータを複数のエクセルデータに分割する
  • メーラーソフトと連動させてEメールを送信する
  • エクセルデータをパワーポイントに取り入れる

VBAを使いこなせば、これらの作業から解放されます。

まとめ~VBAはソフトを組んでいるようなもの

VBAを2、3回使うと、自分の意のままにエクセルが動くように感じるでしょう。

VBAは、自分でソフトを組んでエクセルを動かしているようなものです。しかも、複雑なコードを書いたり、プログラムを作成したりする必要はありません。

まだVBAを使用していなかった、というマーケターは、アンケートの集計業務にVBAを取り入れてみてください。

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<参考>

VBAとマクロの違い

そろそろマクロを使ってみませんか?

エクセルマクロVBAで「できること」って何?22の事例で解説

VBAで業務効率化できる具体例とは?

欲しい情報を瞬間抽出!業務で必須のフィルターを使いこなす

プログラミング不要!Excelのマクロ機能とは?作り方まで解説